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                          阿德萊德:設計檔案館的未來
                           

                          社論

                          在本期快訊中,我們選擇將重點放在人工智能(AI)及其檔案學意義上。人工智能及其發展是檔案界所陌生的智慧結晶,但它在本行業的潛力是巨大的,預示著各種激動人心的前景。

                          對于我們如何工作、如何鑒別最終文件以及我們保存的文件有什么用途,人工智能提出了一系列問題。我們必須時刻牢記,檔案工作者負責確保文件的完整性和真實性。因此,使用復雜的工具在這方面做出決策會給我們的職業帶來許多道德問題。檔案工作者和文件管理者必須權衡各種因素,例如維護尚未出現在公共領域的文件的機密性、隱私權和專業義務。在將人工智能應用于文件管理時,專業人員需要確保自己的意見得到適當考慮。

                          無論我們身在何處,無論我們是何種身份,我們都或多或少地關注這些時下熱點問題。由此,我們決定為您提供有關該主題的文章、案例研究與信息分析。

                          人工智能及其應用將如何影響我們的工作方式?網絡信息聯盟(CNI)執行總監克利福德· 林奇(Clifford Lynch)博士是文化機構中人工智能和數字信息研究的先驅者,在其關于機器學習、檔案與特別收藏:高層次視角一文中,基于圖書館的案例研究,闡述了其對未來的展望,分析了行業面臨的機遇和挑戰。另一方面則涉及一系列舉措,以應對這些新技術帶來的必然變化。檔案工作者和數據科學家正在共同努力,使人工智能適應當前的檔案環境,如比利時的《數字法案》以及法國的“Archifiltre”等項目。

                          國際社會迫切需要與人工智能的各類從業人員展開討論,以確保發展時充分考慮人們的知識和實踐。在當今數據互連和語義網的世界,對藏品及面向公眾大規模部署AI所面臨的挑戰和風險進行評估對我們至關重要。在阿德萊德舉行的國際檔案理事會2019年年會將是深入思考這些主題的一次良機,尤其是在文件管理系統設計這一環節中。明年在阿布扎比舉行的國際檔案大會,人工智能將是重要主題之一。對有些人來說,人工智能是一種革命性的多功能工具;而對于另一些人來說,人工智能則是潛在的侵入性黑匣子。有一點可以肯定,作為社會團體之一,我們對此必須給予高度關注。

                          瑪麗安·德拉茲(Marianne Deraze

                          《快訊》編輯

                          年會主題:檔案設計

                           “設計檔案的主題為探索數據和信息的管理者、文件管理者和檔案工作者如何使用或如何能使用以人為中心的設計方法提供了契機,以保證我們能為市民、客戶、利益相關者和社區帶來利益。對于多數人而言,在數字時代要將哪些要素整合在一起以解決文件管理系統的問題至關重要。無論是建立新的文件管理系統、從頭開始建檔、運行可信賴的數字系統,還是在存檔復雜數據時,檔案管理員都會做出決策,并采取影響大眾的行為,但我們可能并未意識到是設計在發揮作用。

                          我們的演講嘉賓探討了同理心、技術、研究和社區參與的話題,這些都定義了現代檔案和文件管理機構的優點。加州大學洛杉磯分校米歇爾·卡斯韋爾(Michelle Caswell)博士的學術興趣是個人和社區如何激發檔案館的活力以建立新形象,創造有力的表現并產生歸屬感。昆士蘭科技大學的馬雷克·科沃克維奇(Marek Kowalkiewicz)教授將利用他在數字經濟中的專業知識,將行業機遇轉化為全球相關的研究成果。倫敦大學學院的伊麗莎白·謝潑德(Elizabeth Shepherd)將重點介紹她的研究,即護理專業離校生的經歷如何影響以人為中心的、有愛的參與式文件管理方式。曼徹斯特大學的卡米爾·卡莉森(Camille Callison)憑借她作為學者和活動家的豐富經驗,致力于研究土著知識、語言和文化的持續生存和活化現象。

                          茱莉亞·曼特(Julia Mant

                          澳大利亞檔案工作者協會主席

                          102224日在阿德萊德舉行的國際檔案理事會2019年年會主題為檔案設計,分為四個部分,每一部分均由項目委員會一名成員監督。讓我們聽聽他們的介紹。

                          原住民事務

                          阿德萊德會議為參會者深入了解原住民現實提供了良好的機會。或許您知道,2019年是聯合國國際土著語言年。這將加深我們在該領域的認知,使我們更好地了解原住民的領土、文化、經濟、法律和政治主張。會議策劃了強大的原住民事務主題。土著和非土著同行將就他們或其組織作為檔案機構采用的方法手段在和解及非殖民化過程中發揮的作用、經驗和項目等進行交流。重點將討論數字化項目、著錄流程轉化、與原住民社區和組織的必要協作、其工作對自身及其組織的影響、其關于和解與非殖民化的行動計劃等。所有這些經驗交流都將基于《聯合國原住民權利宣言》的目標和價值觀。

                          檔案組織、檔案管理和檔案專業人員,通常是國家或其他團體針對原住民行動的文獻記錄的保存者,在促成和解的過程中發揮著重要作用。我們要記住,這些行動會給子孫后代帶來巨大的影響。重要的是,我們的專業團體成員應更多、更好地去了解原住民現實,并參與到和解過程中。

                          諾曼·沙博諾(Normand Charbonneau

                          國際檔案理事會項目委員會副主席

                          加拿大國家圖書和檔案館副館長

                          主題三協調員

                          設計與轉型

                          設計和轉型是四個分會場中我負責的兩個主題。在巴布亞新幾內亞、薩摩亞和圖瓦盧的檔案、語言和圖書館的未來發展分會場中,演講嘉賓將講述其檔案館和組織在與社區、用戶和員工接觸方面的創新性經驗與挑戰,并用實例說明。這已通過振興服務業和使用傳統的交流方式(如講故事和民歌)來實現。在數字化戰略第二分會場中,演講嘉賓將重點介紹澳大利亞和挪威的具體例子,說明數字化項目如何大大地改變了研究人員利用檔案的方式。整個檔案領域對大規模數字化有很高的需求,這給在該領域工作的人們帶來了機遇和挑戰。演講主題為檔案用戶從紙張到數字(然后再回到紙張)的轉變探索了使用數字平臺在線利用文件和館藏的方法,還比較了用戶使用這些平臺的方式以及閱讀模擬材料的傳統研究實踐的好處。關于檔案空間和檔案建筑設計的新思路的演講著眼于重新設計檔案空間和建筑,及其如何以新穎和非凡的方式使檔案用戶和檔案庫從中受益。

                          肖恩·麥克馬洪(Sean McMahon

                          新西蘭檔案協會執委

                            惠靈頓亞歷山大· 特恩布爾圖書館手稿館助理館長

                          主題四協調員

                           

                          檔案館的創新與實驗

                          會議策劃的這一主題集中討論創新思維和實驗,涉及檔案的相關性問題,以及它們如何將以社區/用戶為中心的方法整合到日常工作中去。周二兩場分會場的重點是新興項目,這些項目對檔案館的作用和基于社區的專業方法提出質疑。分會場1.1將討論通過社交媒體收集和傳播的檔案工作與圍繞社會正義建立數字檔案的相關性。分會場1.2的主題將以用戶為中心的設計思維作為創新的驅動力提出了三項倡議,建議使用多學科方法和徹底開放的概念重新設計操作系統,并提出解決方案以滿足用戶的需求。

                          周三的三個分會場探討了通過數字工具查看檔案的問題,并探討了不同文化和政治背景下遇到的障礙。分會場1.3提出三個案例,表明英國、阿聯酋和印度的主要資源已經開放數字化渠道,為吸引不同的受眾還加上了多媒體平臺的參與。分會場1.4和座談小組1.5對獲取殖民記錄以進行研究的挑戰和結果提出見解,包括關于和解與缺席人員表彰的討論。最后,在大會的最后一天,即周四舉行的分會從戰略和技術層面強調了應對21世紀挑戰的不同實驗。分會場1.7重點討論喀麥隆、伊朗和新加坡國家檔案館目前正在開發的創新技術。分會場1.8則介紹正在進行測試和重新定義系統和概念框架的項目,旨在擴大奈飛(Netflix)時代的檔案概念。

                          瑪麗亞·波拉·加西亞·莫斯克拉(Maria Paula Garcia Mosquera

                          國際檔案理事會項目專員

                          主題一協調員

                          文件管理系統設計

                          會議策劃的這一主題廣泛聚焦于不同情況下文件管理系統的設計,其目的是研究處理緊急問題的實用方法,例如確保文件可以保存在業務系統,尤其是復雜的技術數據庫中,以及有關隱私和文件管理實踐中主體機構等問題。該主題還涉及數字化以及數字文件和檔案的管理,包括使用人工智能和機器學習。部分領域包括:

                          l      安妮·弗洛爾·拉洛(Anne-Flore Laloe)在科學實驗室中探索檔案設計,與文件形成者密切合作,以創建全力支持科學研究的檔案。將科學數據作為檔案進行管理屬于檔案實踐上還未大大開發的領域,而其他幾篇論文的主題是文件形成者的參與。

                          l      澳大利亞南澳大學建筑博物館領導開發了歸檔復雜數字建筑文件的方法,這是許多檔案館感興趣的另一領域,因為這種方式拓展了數字保存的范圍,超出了對常見原生數字文件的提取和管理。

                          l      莫納什大學專家小組將探討如何設計文件管理系統,以將代理權給予文件中的人,尤其是對由機構和州政府照料的兒童來說,這也許是我們今天面臨的最基本的檔案問題之一。

                          l      機器學習和人工智能的應用對檔案館而言也是一個發展中的領域,臺灣地區和美國同行的論文為我們描繪了這一領域未來發展的圖景。

                          托尼·萊維斯頓(Tony Leviston

                          2019年阿德萊德會議協調員

                          南澳大利亞州檔案館館長

                          主題二協調員

                          2019年阿布扎比國家檔案館館長論壇(FAN)及其未來

                          過去兩年中,我有幸看到國家檔案館館長論壇通過活動、會談、工作坊和資源提供在數字化轉型等關鍵領域分享經驗和見解,互幫互助。阿布扎比國家檔案館館長論壇完美地展示了我們迄今為止的進展。

                          60多位與會者參加了為期兩天充滿活力的活動,探討的主題為檔案為何重要以及我們如何努力建立21世紀的檔案。盡管并不是所有的演講嘉賓都來自檔案領域,但他們都發表了引人入勝的演講(詳情見國家檔案館館長論壇網站),開展了小組討論和工作坊。論壇上的對話還關注了為檔案創建有力且有意義的策略,并從用戶的角度進行檔案設計。此次活動還為國際檔案理事會的策略評估貢獻了力量,這是一項重要的工作,旨在幫助國際檔案理事會成為其成員心中的多元化動態機構。

                          除了阿布扎比之外,希望我們繼續為成為世界領先的、創新的和便利的機構而努力。盡管數字化仍然是我們的頭等大事,但新興技術也帶來了新風險和新弊端,而隨著國家法律環境的變化,決策者越來越希望通過法律尋求解決方案。

                          杰夫·詹姆斯(Jeff James

                          國家檔案館館長論壇主席

                          看見我們,聽見我們,與我們同行

                          理解潛在的基于權利的檔案利用

                          60多年來,國際檔案館理事會一直致力于保護遺產并推廣最佳實踐方法。然而,越來越多的新聲音正在涌現。對于原住民而言,檔案館已成為壓迫和消除印記的工具,現在卻提供一種途徑,讓人們記住文化、傳統和生活方式。此外,原住民努力使用檔案作為解放工具,這些努力尊重原住民的學習和理解方式,是對話和非殖民化的新的重要途徑。國際檔案理事會的原住民事務專家組(EGIM)在開始工作時就敏銳地理解了檔案館如何幫助消除原住民歷史及其了解歷史和當代世界的方式。該專家組主要由原住民檔案工作者和遺產專業人士組成,旨在推動圍繞檔案非殖民化的重要討論。其目標表明,有必要積極挑戰當代的歸檔做法,以去除以西方認知為中心的方式;更重要的是,要根據社區自身的需求與原住民合作,確定這些地區的最佳實踐方法,同時尊重《聯合國土著人民權利宣言》(UNDRIP)。

                          《聯合國土著人民權利宣言》的序言中曾這樣提到:這是“迫切需要尊重和促進原住民的固有權利,這些權利源于其政治、經濟和社會結構及其文化、精神傳統、歷史和哲學,特別是其享有土地、領土和資源的權利。”原住民事務專家組認為知識是一種重要的文化資源,可以肯定其自決權并促進原住民對權利的理解。

                          有些條款對檔案實踐也有特定含義,包括不受強制同化或文化不受破壞的權利(第8.1條);實踐和振興文化傳統和習俗的權利,包括維護、保護和發展過去、現在和未來文化表現的權利(第11.1條);展現、實踐、發展和教授精神和宗教傳統、風俗習慣和禮儀,以及進入宗教、文化場所和獲取儀式物品的權利(第12.1條);教育和公共信息中適當反映的原住民文化、傳統、歷史和愿望的尊嚴和多樣性的權利(第15.1條);以及維護、控制、保護和發展文化遺產、傳統知識和傳統文化表現形式的權利,以及維護、控制、保護和發展其對此類文化遺產、傳統知識和傳統文化表現形式的知識產權(第31.1條)。20191025日在阿德萊德舉行的首屆國際檔案理事會原住民事務峰會將吸引來自世界各地的原住民參與研究檔案在保存和獲取政府和機構檔案及文化遺產以維護原住民權利方面的作用,正如《聯合國土著人民權利宣言》以及個人和社區自身提到的那樣。峰會的主題談到了合作理念和參與意義。其主題為看見我們,聽見我們,與我們同行:檔案館的挑戰與去殖民化,提出了需要積極認識當前檔案利用和系統存在的問題,并與原住民社區合作對這些問題采取措施。討論的主題包括:制定積極的國際議程,以保護檔案館的原住民語言和口述歷史文件;通過讓原住民有權使用與文化相適應的文件和收藏,支持真相,實現和解;與原住民共同設計檔案并使之去殖民化。討論小組和互動環節將確保原住民事務專家組獲知重要的觀點和對話,推動其向前發展。

                          原住民事務專家組的目標表明,有必要積極挑戰當代的檔案實踐,以去除以西方認知為中心的方式;更重要的是,要根據社區自身的需求與原住民合作,確定這些地區的最佳實踐方法,同時尊重《聯合國土著人民權利宣言》。為阿德萊德策劃的這次峰會是開展這些討論并確保其成為一系列新的最佳實踐方法的重要起點,這些最佳實踐最終將重申世界各地原住民的存在、權力和權利。

                          卡琳·杜哈梅(Karine Duhamel

                          菲利斯·威廉姆斯(Phyllis Williams

                          雷蒙德·弗朗納(Raymond Frogner

                          原住民事務專家組共同主席

                          機器學習、檔案和特藏

                          高層次視角

                          人們對大眾媒體所謂的人工智能做出了過度預測,比如它將使數百萬人失業,將帶來自動駕駛汽車,將代替醫療診斷,直接給出治療處方,甚至替企業和政府做出決策。從某種意義上說,有些事情(通常無法定義范圍)確實會發生改變,從而轉變知識工作和管理方式以及文化記錄組織的活動。這篇文章旨在提供合理的、清醒的和具體的含義,以了解在未來十年左右的時間里可能發生的情況和相關改變(并不探討技術細節),以及這些更改可能對檔案館、特藏或更廣泛的文化記憶組織的實踐意味著什么。

                          近年來,人們主要在機器學習的特定且有限的子學科上取得了顯著進步。籠統地講,機器學習使用館藏樣本來訓練軟件識別各種模式,并根據這些模式采取相應處理方法。例如,機器學習已推動計算機程序成為圍棋比賽的世界冠軍,而圍棋通常比國際象棋要復雜得多。另外,計算機也能夠學習如何在各類電子游戲中脫穎而出。現在,軟件在篩選各種醫學影像以識別某些疾病方面可與人類表現相媲美。許多著名的預測性突破將機器學習與各種形式的機器人技術和計算機視覺(實際上是廣泛的成像和其他環境傳感器)結合在一起,尤其是在自動駕駛的汽車、卡車、輪船、無人機或軍事設備等方面的應用。

                          引入機器學習的動力有三點:通過避免使用人力(如自動駕駛汽車)來降低成本,超越人類的能力(如電子游戲)或以可接受的成本以所需的規模完成當今無法完成的事情(如無處不在的監控)。這也為檔案組織提供了機會和動力。

                          機器學習已實現突破的領域與檔案組織高度相關,這些應用程序包括從一種語言到另一種語言的翻譯、從印刷或手寫文本到計算機表示(有時稱為光學字符識別)的轉錄、將口語轉換為文字、根據內容分類圖像(如查找包含狗的圖像,或列舉軟件可以從圖像中識別的所有對象)、以及圖像識別的一項重要特例,即人臉識別。所有這些領域的進步都是由政府或商業部門推動和指導的,而這些部門的資金支持比文化記憶部門要強得多;例如,許多國家和大公司對人臉識別都非常感興趣。文化記憶部門的關鍵戰略將是利用這些優勢,根據自身需要對邊緣技術進行調整。

                          重要的是要注意,機器學習的技術投資有幾種形式,還有對軟件的投資,以及軟件背后的計算算法。至關重要的是在訓練數據上的投資:這些數據可用于訓練和驗證機器學習模型;它通常代表由最優秀的人類專家評估過的大量病例,例如,帶有注釋的放射線圖像是否存在腫瘤、照片內容摘要、帶有名字的人臉圖像。收集這些訓練數據可能非常具有挑戰性,并且通常涉及重新利用其他數據,如政府為駕照或護照收集的人臉圖像和姓名。文化記憶部門需要非常仔細地思考,現有的哪些數據集可以(或許通過眾包)進行類似的重新利用或調整,以滿足自身的訓練目的。

                          對于文化記憶組織而言,遠未涉及的挑戰之一是,相對于維多利亞時代廣泛使用的銅板字體來說,“定制”或專門訓練機器學習對個人藏品(個人筆跡或很可能出現在照片集中的家庭相冊)的優越性有多大。要創建這些訓練集價格十分昂貴,而且成本和工作流程的權衡至關重要。

                          在接下來的幾十年中,文化記憶機構中的機器學習技術只能應用到數字化材料中;它需要館藏的數字化,或者說以數字化形式保存的館藏,并以數字材料呈現。由于在某些機構中數字化資料不多,這些要求就顯得相當重要,因為其限制了機器學習技術的應用范圍;但同時我們也應認識到,越來越多的新資料和特藏正以數字化形式移交給檔案館。但是要說馬上就會有許多機器人學者/檔案管理員/策展人穿梭于紙質文獻中挑選、檢查和分析材料,我并不相信。                                                                                       

                          自動駕駛汽車的應用也存在以下障礙:雖然省錢,但當前經濟已包含了人類駕駛員這部分支出;要證明節省這些費用具備合理性,就必須要證明自動駕駛汽車比目前的人類駕駛員安全得多。相比之下,現有的館藏之所以獲取狀態較差,是因為缺乏資源來雇傭人員。如果使用機器學習來改善這種獲取方式,那么出錯的幾率會比當前情況要低。比如收藏著很多人照片的特藏,就是運用人臉識別技術相對低風險的環境。

                          最常見的是,現在還無法對照片中的人進行索引,所以即使是中等程度的識別也將會是很大的改善。而且,錯誤的代價比較低。照片無法識別不會造成國家安全風險,識別錯誤也不會導致無辜的人被拘留或審問,更不會有更糟糕的情況發生。事實上,將不那么完善的人臉識別軟件編入索引,對于館長來說,最大的挑戰就是讓懂得感恩的那些用戶了解這個軟件實際上是不完美的,并能接納各種失敗率以及最常見的故障場景。

                          我總結了以下三點。首先,工作流程以及適當的數據組織和結構對其發展至關重要。在當今的許多機器學習和分析的應用程序中,研究人員將絕大部分時間都用于收集和清理數據,恰當安排工作流,而不是用在核心的機器學習工作上。記憶組織將面臨這些挑戰,而且這些挑戰可能會嚴重拖慢進度。另外,有些機器學習屬于計算密集型,因此機器訓練及其相關操作都十分昂貴。

                          其次,信息獲取的改善將引發許多有關隱私和最佳實踐的爭論。人臉識別將成為驅動力。這點只需參考將學校舊年鑒進行數字化的許多大學的經驗即可。一方面,這樣可以豐富數據庫以在其他情況(包含帶有名稱的圖片)下訓練人臉識別,另一方面,在被索引時,也會出現非常尷尬或令人惋惜的相關圖像,而這些圖像上的人很多年后可能已成為公眾人物。在未來幾年中,基于人臉識別的索引的適用性將成為主要的焦點話題。在社交媒體領域中,這已成為非常現實的問題,并將傳播到檔案館和特藏領域中。

                          最后,考慮在記憶組織中進行機器學習的另一種情形:利用智能、執法和司法部門在機器學習方面的投資。個人文件的捐贈越來越多地由一系列數字存儲設備(筆記本電腦、外接硬盤驅動器等)主導。除了將信息存儲在現代存儲介質上之外,工作人員對這些信息采集的普遍反應是絕望的:檔案管理員永遠來不及評估和描述這些材料。然而,試想一下,機器學習的應用程序至少可以對這些數字資料進行第一級分類和整理。我相信這在未來幾年內就能實現。

                          我認為這種情況代表了機器學習應用程序近期的整體影響。在一定程度上,記憶組織可以改進其應用技能和工作流程:這將大大提高處理信息的能力和提供數字館藏的能力,而從歷史上看,缺乏專業人員卻大大地限制了這一點。但這將以接受機器學習的質量和一致性為代價,其質量和一致性往往會大大低于專業人員所能達到的程度。

                          克利福德·A林奇(Clifford A. Lynch)博士

                          網絡信息聯盟(CNI)執行董事

                          人工智能?做什么的?

                          2017年,政府結構的變化引發了所有政府部門的大規模檔案運動。社會部的檔案室注意到,提交的數字檔案數量猛增。在短短幾周內,檔案室收集了數百G的文件。現在的問題是如何使用這些海量信息并將其最終轉移到國家檔案館?

                          只有創新才能解決這個難題。碰巧的是,法國政府的開放數據倡議組織Etalab對其策劃的“公益企業家”項目進行了第二次招標,旨在在十個月內借助外部技術專長解決政府內部的問題。所有人都頃刻具有了一種創新、敏捷、開放的理念,即創業體驗。

                          檔案管理人與兩名工程師之間的智慧碰撞將會產生新的文件瀏覽器:即Archifiltre(意為:檔案館)。隨之而來的是對人工智能、自動化以及工具本身概念的全面反思。下文是一段虛構的對話,卻是受到實際交流的啟發并編纂出來的。

                          文件管理者:那么我們已經盡可能清晰地解釋了我們的需求。但同時也知道我們的技術局限性。

                          數據科學家:一點也不局限,實際上還給我留下了深刻的印象!我以前并不了解您的工作,但我發現您對數據管理、文件系統和格式以及文件處理工具有很深的了解。我很少遇見對XML文件的結構有所了解的非技術專業人士。

                          文件管理者:哦,太好了!您認為可以將人工智能軟件集成到這個工具中嗎?

                          數據科學家:為什么您想要加入人工智能呢?

                          文件管理者:讓一些任務自動化,節省點兒時間?

                          數據科學家:您已經不是有用的工具了嗎?

                          文件管理者:當然有。但人工智能的發展要快得多。在您眼里,袖珍計算器總算不上人工智能吧。

                          數據科學家:您說得對,袖珍計算器確實不是人工智能。AI一詞的確指向旨在如實地模仿人類決策的計算機科學分支。甚至往往僅指向該領域中最先進的技術,比如能將照片中的人變老的應用程序所展示的神奇效果。但是,有些人類決策無需借助神經網絡或機器學習,就可以極好地實現自動化。在對兩萬個單元格進行排序時,電子表格軟件會在短短幾秒鐘之內做出一系列驚人的反應——當然,都是非常簡單的反應——而如果手工完成,這些工作會花掉您整整一天的時間。這絕對可以稱得上AI

                          文件管理者:但是這些先進技術難道不會為檔案工作者提供更快、更可靠的結果嗎?

                          數據科學家:當然可以,但如果沒有大量資源就不行了。那個人臉變老應用程序的算法,知道吧?您所不知的是必須對至少100萬張不同年齡的人的照片進行訓練。

                          另外,這不是直接在手機上運行!而是將照片發送到功能強大但價格昂貴的服務器上,服務器對修改后的圖像進行計算,隨即再將結果發回給您。能負擔起人工智能的主要是科技巨頭和資金充足的創業公司。

                          文件管理者:我以為這些技術正變得越來越普遍。

                          數據科學家:是的,我可能夸張了一點兒。而且,人工智能的意義遠不止這些。最常見的機器學習算法,通常是重復常見的統計原理,可以在各種計算機上平穩運行,并經常創造奇跡。但是我相信在我們的項目中還有一個更基本的問題需要解決。您了解馬斯洛金字塔理論嗎?

                          文件管理者:是人類傾向于優先滿足生物或安全需求而不是歸屬感或自我實現的理論嗎?

                          數據科學家:就是那個!嗯,產品設計中有一個類似的概念。首要需求是功能性:首先,您想要的汽車,需要在足夠短的時間內能將您從A點帶到B點。然后是可靠性:汽車不能經常發生故障。再然后是效率:汽車跑得快!接著是便捷性:如果又舒適又好用呢?最后是其內涵意義:除了其性能外,您會在汽車上賦予其不凡的意義:情感、智性滿足、創造力……以上是優先考慮的順序。

                          文件管理者:但是檔案管理員應該在合理的時間內整理大量文件和文件夾。人工智能不就是滿足這種需要的嗎?

                          數據科學家:您目前使用什么解決方案?

                          文件管理者Windows資源管理器。

                          數據科學家:您是不是要說金字塔的功能性這一層已經得到滿足?

                          文件管理者:完全不是。這個資源管理器工具不適合我們的使用實例,瀏覽大文件樹非常耗時。我們只用過幾次。

                          數據科學家:在將人工智能完全集成之前,我覺得我們應該形成一個解決方案,使您可以做自己需要做的事情。之后,我們可能希望將其應用到更高的需求層次中,如提供智能排序建議。假如您最終使用了這個新工具,那么它不僅會在適當的時候出現,而且其生成相關的建議也會非常簡單。

                          Archifiltre是一種可視化工具,可用于快速瀏覽大型文件樹及其描述和上下文。用戶的需求對我們來說至關重要:請您自由使用并給我們反饋。

                          安妮·蘭伯特(Anne Lambert

                          伊曼紐爾·高蒂埃(Emmanuel Gauthier

                          《比利時數字法案》

                          為信息的數字保存創造機會的一個法律框架

                          互聯網、社交網絡、電子郵件、云計算、區塊鏈、鏈接的開放數據、數字化、去物化,以上這些術語在2019年的檔案工作者的生活中越來越普遍,并在技術、實踐和法律層面引起了大量問題。在后一個領域上,比利時一直享有妥協之地的美譽,從而導致立法稀疏、分散甚至矛盾。這項法律拼湊工作非常(過度)側重于公共檔案,但并不總是反映實際情況,因此任何人都很難進行詳盡的清單整理。

                          2016721日頒布的這部法律([1])緊隨《歐洲elDAS法規》之后,旨在通過提出電子歸檔([2])的參考文本來避免這種偏見。大多數利益相關者,包括比利時法語檔案管理員協會(AAFB),只有在議會投票表決后才能閱讀該文本。但是,在進行投票后,數字議程部長辦公室成立了工作組,召集利益相關者共同指導該文本的實施,尤其是通過了一項提及該領域應遵循的規范和標準的皇家法令。比利時法語檔案管理員協會參加了這些討論,并趁此文本提出的機會開展了一些提高認識的行動([3])。

                          適時而來的法律框架:2016721法律或《數字法案》

                          《比利時經濟法典》第十二卷的新標題2超出了對新歐洲法規(910/2014)的簡單修改,增加了有關電子歸檔的規定。值得注意的是,eIDAS的這一規定將非物質化服務的使用放在了首位,并對數字記錄提供了事實上的法律認可,但沒有解決保存其價值的問題。

                          遵循elDAS法規的邏輯,《比利時數字法案》現在允許服務供應商提供電子存檔解決方案,這些解決方案經過審計后可以獲得認證。這對于提供諸如電子計費服務之類的組織來說是機遇,他們可以為客戶提供更多的保障,從而最大程度地減少與保存記錄相關的風險,而保存記錄是快速發展的市場中的一個顯著因素。比利時的另一特殊之處是,該法律提供了自行建立認證電子檔案的可能性。立法者表示,考慮到某些條款不適用,這種更靈活的解決方案可以這樣解釋:如果一個組織將自己的記錄保存在最高功能水平上,那么它就會獲得很大的實際利益。因此,本文的目的是完善elDAS法規,以使整個記錄過程去物質化。通過將此文本納入經濟法典中,立法者還希望圍繞記錄的管理和保存為數字服務供應商激活并創建一個市場。但是,為了做到這一點,必須向該領域的各個行動者提出準則。這就是成立特別工作組的原因。

                          引導行業需求的特別工作組

                          該特別工作組于20179月首次舉行會議,其目的是確定該行業的規范和標準,使行業能夠遵守法律并提出認證計劃。但是,該工作組的組織者很快就在數字保存領域出現了不同意見和理解上的分歧,立法者提出了許多基本問題,包括在有行業法律案件中存在的問題應遵循哪些條款,應以哪些機構作為參照聯絡點,以及我們能否具體設想中小企業和非營利組織的認證存檔義務([4])

                          該特別工作組討論的結果呈現在2019329日發布的皇家法令中,該法令定義了提供符合性推定的標準清單。目前還沒有正式回答所反映的其他問題,但這項工作仍有機會讓立法者看到了民間和公共組織對數字信息保存挑戰的興趣。

                          呼吁他人的第一步

                          比利時法語檔案管理員協會和信息管理與保存部門對2016721日法律的發布以及工作組框架內的討論表示歡迎。聯邦法律定義了電子歸檔的來由,但這只能是一種附加價值,而且應當促使我們首先要提高技能。然而,這一過程突出了我們行業內的分歧(公共檔案與私人檔案、檔案管理與遺產歸檔、經濟機會與文化遺產問題)以及審查其他信息治理立法的必要性。

                          這些討論還使我們有機會(重新)促進行業發展,并開創了信息管理專業人員必須充分參與的動態。結果,在20195月的聯邦和地區選舉前夕,比利時法語檔案管理員協會成功編制了一系列要求([5]),將各種信息管理人員的要求匯總在一起。這些建議主要旨在維護和加強信息治理以及數字信息的管理和保存系統領域的措施。

                          瑪麗·勞倫斯·杜波依斯(Marie-Laurence Dubois

                          弗洛里安·德拉比(Florian Delabie

                          分享檔案遺產

                          國際檔案理事會項目委員會PCOM)于20169月在首爾成立了共享檔案遺產專家組(EGSAH)。專家組提供了一個討論并最終解決與檔案有關問題的論壇,這些檔案涉及多個社區、國家或地區的歷史和文化遺產,其保管、所有權和使用權不明確或存在爭議。這可能是因戰爭、軍事占領、國家繼承或其他不利事件引起的。

                          專家組的任務很重要,其中包括創建工具和資源以協助國際檔案理事會成員識別和確認共享檔案遺產的文件,為協議和系統的開發和模型提供指導,使所有利益相關者都能查閱這些檔案,并建立職業行為準則和標準,以保護自己和確保妥善管理檔案。

                          專家組成員來自世界各地,包括肯尼亞、克羅地亞、英國、美國、荷蘭、葡萄牙、墨西哥、特立尼達和多巴哥和冰島等,這些檔案專業人士具有在檔案機構和大學工作的經驗。

                          2016年成立以來,共享檔案遺產專家組一直致力于多個項目,以實現其目標。以下是專家組的主要任務概述。

                          調查

                          共享檔案遺產專家組成立后不久,其成員就感到有必要對利奧波德·奧爾(Leopold Auer) 1998年提交的檔案要求進行信息更新。專家組需要更新信息,以便對其工作進行優先排序,確定應采取的步驟,找出歸檔聲明中的常見問題以及特殊問題等。共享檔案遺產專家組與詹姆斯·洛瑞(James Lowry)和利物浦大學檔案研究中心合作,代表專家組進行了調查。該調查事項已發送給國際檔案理事會的所有成員,并于20188月下旬在FacebookTwitter上發布過,回復有效期截止到20191月。調查結果正在整理中,預計2019年秋季發布。

                          《逗號》特刊

                          歐洲地區分會(EURBICA)和共享檔案遺產專家組在《逗號》編委會的支持下,決定就共享檔案遺產特刊進行合作。特刊將發表1012篇有關共享檔案遺產的文章,旨在將歐洲前殖民機構和殖民地的個案研究放在一起,從不同角度進行研究。重點是描述當今的現實,提出可行的解決方案和前行的方向。經與《逗號》編輯協商,目標是在2021年出版該刊物。現在正在尋找合適的作者。

                          雅溫德圓桌會議

                          共享檔案遺產專家組20181127日于喀麥隆首都雅溫德舉行的國際檔案理事會年會期間組織了一次關于共享檔案遺產的圓桌會議。其目的是為傳播和討論共享檔案遺產問題提供一個論壇。圓桌會議為期三小時,有七位發言人,可謂討論的好時機。大約有70位聽眾參加了圓桌會議,其中包括許多國家檔案館館長和國際檔案理事會主席。演講和隨后的討論不僅強調了主題的重要性,而且也強調了良好和真誠的討論、分享知識和從不同的角度看待問題的重要性。專家組成員曼迪·班頓(Mandy Banton)將在2019年《逗號》上發表文章,簡要介紹這些演講和討論。

                          參考書目和社交媒體

                          在去年11月喀麥隆首都雅溫德舉行的會議中,共享檔案遺產專家組決定創建一個關于共享檔案遺產的書目,并將其發布在國際檔案理事會網站上。這對共享檔案遺產專家組以及其他正在尋找該問題來源的人都有幫助。成員們現在正在研究參考書目,希望盡快發布。

                          共享檔案遺產專家組最近建立了Twitter帳戶,以在國際檔案理事會成員和檔案社區中推廣專家組及其目標。通過這種方式,共享檔案遺產專家組希望宣傳其目標,發布有關共享檔案遺產的新聞,最后但并非不重要的一點就是,提醒國際檔案理事會成員,國際檔案理事會確實致力于與共享檔案遺產相關的問題。

                          參與會議和專家建議

                          共享檔案遺產專家組成員還參加了一些會議,討論了共享檔案遺產的問題。今年,該專家組成員參加了兩次會議。3月,加勒比地區分會(CARBICA)邀請專家組參加了蘇里南的大會,其中一場分會的重點就是共享檔案遺產。該專家組和加勒比地區分會的成員艾薇兒·貝爾頓(Avril Belton)參加了有關小組討論。20199月,該專家組成員恩約杜爾·西古德森(Njreur Siguresson)和阿揚·阿格瑪(Arjan Agema)參加了在法國普羅旺斯地區艾克斯舉行的會議,主題為從殖民地檔案館到共享遺產 共享檔案遺產專家組還代表國際檔案理事會分享了針對特定情況的專家建議,其中涉及共享檔案遺產問題。

                          未來項目                                                                                                                                         

                          共享檔案遺產專家組在過去2-3年的項目中可以看出,該專家組的工作才剛剛開始。他們現在正在收集信息,并已與國際檔案理事會的專業團體和檔案專業人士保持聯絡。下一步是分析這些信息,然后發布指南,提出合作模式、標準和其他工具,以幫助人們與檔案遺產建立聯系。專家組的工作可能聚焦于三個最主要方面,即檔案利用、所有權和保管。

                          恩約杜爾·西古德森(Njreur Siguresson

                          共享檔案遺產專家組組長

                          國際檔案理事會培訓項目:回顧與展望

                          項目委員會20175月在坦桑尼亞的阿魯沙舉行的大會上制定了國際檔案理事會的第一個綜合培訓計劃。這個計劃是對新專業人員計劃和非洲計劃的補充,這些計劃共同反映并提出了檔案委員會在國際檔案理事會的專業知識、支持和發展目標方面的優先事項。該決定是根據檔案委員會在線學習工作組的詳細報告做出的,報告得出的結論是,電子化學習需要資源,尤其是培訓人員或教師與學習者的互動,而提供在線學習則不需要學習者與培訓者的大量互動。由于國際檔案理事會的資源有限,因此在線學習,而非電子化學習,已成為檔案委員會公認的可實現的目標。

                          我們仍然認為,培訓計劃需要有兩條并行的路,一是在線培訓,二是面對面培訓。這是因為我們可以針對不同的受眾,提供更適合他們需求的產品。為此,我們正在與兄弟組織建立伙伴關系,并與專家組、各部門和分支機構保持長期合作關系,使用他們的會員資料。例如,今年5月啟動的第一門在線課程很大程度上是基于國際檔案館太平洋區域分會記錄保存的良好管理工具包,此外,還計劃與緊急情況管理和防災計劃專家組合作,開發一門關于災害管理的在線課程,該課程將利用在圣馬丁為加勒比地區分會提供現場培訓而開發的工作簿。

                          與國際檔案理事會的電子商務系統鏈接的學習管理系統現已啟動并正在運行,我們正在學習如何利用其所有功能。我們已將其重命名為在線學習平臺(OLP),以強調對學習者的關注。在撰寫本文時,有20人已經學完第一期課程《文件管理入門》,目前還有19個人正在努力學習中。培訓官克勞德·羅伯托(Claude Roberto),凱倫·安德森(Karen Anderson)和瑪格麗特·克羅基特(Margaret Crockett)正在最后定稿將于927日發布的下一期在線課程的內容。本期快訊刊登了他們的文章理解和使用《世界檔案宣言》。第三期課程《管理數字檔案》計劃于2020年初發布。2020年策劃的其他課程包括前面提到的《緊急情況管理和防災計劃》和《保護管理》。最后三期將提供一套涵蓋檔案保護大多數方面的課程,。從長期來看,我們計劃開設一門整理與著錄課程、一門攝影檔案課程、一門關于文件和檔案管理專有和檢索系統的課程,以及一門高級文件管理課程。任何十分熟悉國際檔案理事會這個工具包、指南和出版物的人都將認識到,許多課程開發可以利用具有世界級專業知識的會員近年來創建的豐富資料。

                          但是,基于現有資源開發新課程資料可以通過兩種方式進行,并且我們已經發現一些課程資料可以重新用于實用產品,供會員使用,無需注冊在線學習。例如,《檔案共同宣言》課程產生了其所用術語的詞匯表,以及一份清單,用于評估檔案和文件管理項目遵守《檔案共同宣言》的程度。災難管理課程將以瑪格麗特·克羅基特(Margaret Crockett)和埃米莉·利馬斯(Emilie Leumas)編寫的圣馬丁培訓工作簿為基礎,而該工作簿也可以獨立使用。

                          今明兩年,培訓項目的重點是建立在線學習平臺并開設各類課程。但是,線下面授培訓仍然存在,特別是分別于7月和10月在博茨瓦納和塞內加爾提供的非洲計劃研究學校,以及在阿德萊德年會上的國際檔案理事會工作坊。2020年之后,面授培訓將優先考慮,我們還要建立面授培訓和在線學習的培訓師網絡。

                          我們對培訓項目的愿景是提供滿足國際檔案理事會成員需求的產品,無論他們身在何處,其檔案文化如何,從事文件或檔案管理,自由職業或為大型組織工作。為了實現這個愿景,我們需要您的評論,還需要您參與課程的開發。為此,我們計劃建立一個由培訓者和潛在學習者組成的咨詢小組,他們將與國際檔案理事會項目委員會合作,以確定在線學習目錄以及更廣泛的培訓計劃的要求和資源。

                          瑪格麗特·克羅基特(Margaret Crockett

                          國際檔案理事會培訓官

                          理解和使用《檔案共同宣言》

                          新的在線學習課程

                          您想進一步了解《檔案共同宣言》嗎?那么,您將對關于《檔案共同宣言》的新在線學習課程感到激動和興奮。國際檔案理事會學習平臺上提供了此課程的英語版和法語版,包括8個專門撰寫的部分,課程提供了對《檔案共同宣言》的深入分析,包括其發展過程的描述,以及對敢于接受這一挑戰并最終得到教科文組織認可的一些人士的訪談。

                          《檔案共同宣言》是促進對檔案重要性認識和理解的有力工具。該課程強調,《檔案共同宣言》是世界上所有民族和文化的宣言。它不僅跨越了地理邊界,而且橫跨了所有部門和產業,確保了公民、政策制定者、客戶、利益相關者和社區的直接利益。這個宣言涵蓋了所有決策、所有行為和所有正式文件,不論其格式如何,不論是紙質的、數字的還是視聽的。它支持民主和人權,并維護集體的社會記憶。

                          這個課程將向學習者介紹國際檔案理事會的資源,旨在幫助他們使用《檔案共同宣言》,以提高認識和對一些營銷基本原則的理解;探究為什么《檔案共同宣言》的翻譯工作很重要;并學習如何將《檔案共同宣言》用作檔案計劃或項目的評估工具。

                          本課程將吸引來自不同背景的學習者。沒有《檔案共同宣言》或文件管理的相關知識儲備也可以參加。學員和新專業人員的知識將在本課程學習中得到擴展。本課程對任何文件管理者、檔案工作者或專業協會迎接挑戰都有幫助,這些挑戰包括:增進對檔案重要性的認識確保善治,或開展活動提高公眾的檔案意識。

                          與此同時,國際檔案理事會還用40多種語言和幾種字母制作了新的《檔案共同宣言》海報。新的海報富有動感,色彩鮮艷,設計現代化,易于閱讀,圖文形成強烈對比,形象正面,突出了國際檔案理事會與聯合國教科文組織之間的伙伴關系。新海報很快將完成,供使用并與他人分享。您可以訪問國際檔案理事會網頁,看看是否有您所使用的語言版本,也可以下載其他語言版本的《檔案共同宣言》。

                          維護和保護所有人民和所有文化的檔案至關重要。為此,我們需要直接與之溝通并為他們提供工具,以支持他們宣傳其檔案。如果您希望將《檔案共同宣言》翻譯成國際檔案理事會網站上尚未提供的語言,您可以通過以下郵箱地址與國際檔案理事會倡導專家組主席克勞德·羅伯托(Claude Roberto)博士聯系:Roberto@ica.org

                          國際檔案理事會在指導翻譯項目確保其質量并批準出版的最終版本方面具有豐富的經驗。我們將引導您完成翻譯的各個步驟。我們認為語言對于人類身份至關重要。它把我們定義為人類,而不被政治界限束縛,并塑造了我們的文化身份。您的翻譯將有助于增進人們對文件和檔案對于另一文化團體重要性的認識,無論這個團體在我們星球上的什么地方。

                          克勞德·羅伯托(Claude Roberto)博士

                          倡導專家小組組長

                          加拿大國家檔案局秘書長

                          卡倫·安德森(Karen Anderson)博士

                          瑞典中部大學檔案和信息科學榮譽教授

                          《檔案科學》主編

                          視聽盛宴: 2019聯合技術研討會

                          在音像檔案世界中,201910月將是一個繁忙的月份。本行業將在歐洲組織不少于三場圍繞這一主題的重大活動。國際聲像檔案協會(IASA)和聯合技術研討會(JTS)的年度大會將由荷蘭聲音和視覺研究所在荷蘭希爾弗瑟姆的阿姆斯特丹郊區舉辦,而國際電視檔案館聯合會(FIAT / IFTA)的年度大會將于本月底在克羅地亞的杜布羅夫尼克舉行。

                          在這些活動中,國際檔案理事會成員對聯合技術研討會特別感興趣,因為該研討會是由國際檔案理事會與國際電影檔案館聯合會(FIAF)、國際電視檔案館聯合會、國際圖書館協會聯合會(IFLA)和國際音像檔案協會聯合創立的音像檔案協會聯合協調委員會(CCAAA)推動的。除了聯合技術研討會之外,音像檔案協會聯合協調委員會還代表聯合國教科文組織于1027日組織并協調了年度世界音像遺產日。國際檔案理事會也參加了2019年聯合技術研討會的項目委員會,由法國音像學院的工程師艾蒂安·瑪珊德(Etienne Marchand)代表參會,法國音像學院屬于國際檔案理事會攝影和音像檔案工作組(PAAG)。聯合技術研討會是國際性研討會,從技術和科學角度處理與音像檔案有關的問題。上屆研討會于2016年在新加坡舉行。聯合技術研討會與其他同類大會不同的是涵蓋了所有類型的音像檔案館藏。因此,該活動將背景各異的參與者聚集在一起,并提供機會從不同的方法中了解所涉問題。而且,顧名思義,聯合技術研討會專門強調技術主題。從1983年的首屆聯合技術研討會以來,隨著技術的進步,每屆都強調了最新發展的主題,例如1980年代向數字化的轉移,1990年代音像存檔的文件格式向無帶化過渡,以及近年來高清視頻的興起。今年,國際聲音檔案協會會議決定與聯合技術研討會無縫連接,兩次活動日期有一天重合。

                          2019年,國際音像檔案協會成立50周年慶祝大會將于930日開始,103日結束,彼時聯合技術研討會剛好開始。在這一重疊的日子里,將舉辦10個工作坊,涉及諸如歷史音像載體的處理、音碟的轉移以及使用開源軟件ffmpeg或將質量控制應用于媒體數字化等問題([6] 。按照慣例,工作坊將講授實用的方法,在某些情況下還會邀請聽眾參與。

                          104日至5日將舉辦聯合技術研討會,安排27個報告,包括蠟缸處理、MXF視頻文件的修復,以及自動化內容分析(jts2019.com/session-programme)等等。

                          人工智能也將受到關注。如果不解決圍繞著人工智能的使用和隨之而來的大量數據獲取的倫理問題,聯合技術研討會覆蓋技術主題的使命將是不完整的。

                          另一個在工作坊和會議中必須要討論的主題是使用開源軟件解決方案來管理音像內容。

                          即使每年的創新都會帶來一些新的理念,但仍必須解決一些基本概念,例如用于存儲、處理和修復原始文件的好的實踐和技術。今年又有幾次會議將討論這些長期存在的問題。

                          保持不斷消失的知識與采用新技術之間的微妙平衡,使聯合技術研討會在音像檔案界成為一場獨特的盛會,符合其2019年的口號:“保護遺產,歡慶未來

                          艾蒂安·馬爾尚(étienne Marchand

                          多媒體技術工程師

                          國際音像檔案協會:致力于音像檔案的50

                          對于國際音像檔案協會來說,2019年是特殊的一年,因為我們將與音像檔案協會聯合協調委員會的聯合技術研討會(103-5日)于2019930日至103日在荷蘭的希爾弗瑟姆共同舉行我們的50周年大會。

                          國際音像檔案協會很高興能回到50年前其誕生的國家荷蘭,第50屆年會由荷蘭聲音與視覺研究所主辦,該研究所位于阿姆斯特丹東南部的希爾弗瑟姆。希爾弗瑟姆也是媒體中心,也是荷蘭廣播電視的中心。在這里,荷蘭聲音與視覺研究所致力于保護荷蘭的音像遺產,使其成為國際音像檔案協會第50屆大會的理想舉辦地。1969年,在阿姆斯特丹舉行的國際音樂圖書館協會(IAML)年會提出,成立國際音像檔案協會的目的是以論壇形式推動音像檔案保護的國際合作[7])。

                          國際音樂圖書館協會的聲音檔案管理工作者致力于所有聲音記錄(不僅僅是音樂)的更廣泛表達,并將它們置于檔案背景下 (不僅僅是圖書館)。這種愿望推動了國際音像檔案協會的成立及其在音像檔案領域50年的領導地位。我們期待著慶祝過去這50年,并希望您能加入我們的行列。今年的策劃肯定是迄今為止最吸引人的策劃之一。

                          今年的會議將再次提供豐富的專業知識和創新內容,正如我們想象的未來音像檔案那樣。我們的特邀演講嘉賓馬克·普倫比(Mark Plumbley)是英國吉爾福德薩里大學視覺、語音和信號處理中心(CVSSP)的信號處理教授,他將介紹對聲音識別新興的人工智能應用研究,以及未來的技術將如何幫助探索聲音檔案。另一位演講嘉賓是紐約公共圖書館音頻和動態圖像保護經理麗貝卡·霍爾特(Rebecca Holte),她將概述紐約公共圖書館的一項倡議,關于項目管理者如何通過資源分配處理超過20萬份處于風險中的音像檔案文件并持續地超越目標和期望。這些前瞻性的報告無疑將確定會議的方向。會議期間,還安排了數次工作坊、論文交流、會議和阿姆斯特丹周邊重要工廠企業的專業參觀,每個人都可以從中受益,而這樣一個既可以建立國際音像檔案社團,也可以慶祝具有紀念意義事件的活動,不會讓人們失望。毫無疑問,國際音像檔案協會今年的年會將是迄今為止最大、最好的一屆。

                          國際音像檔案協會對未來的磁帶警報項目十分感興趣。由迪特里希·施格勒(Dietrich SchGller)博士領導的聯合國教科文組織信息保護全項目工作組與國際音像檔案協會合作,旨在提醒利益相關者,現在迫在眉睫的威脅是,他們將無法利用以過時的磁性音頻和錄像帶格式保存的音像文件。我們鼓勵所有人參與調查,并為這個倡議帶來啟發和興趣。

                          托比·西伊(Toby Seay

                          國際音像檔案協會主席

                          國際檔案理事會東亞地區分會及研討會

                          檔案的今天與明天:文件急劇增長  檔案正當繁榮

                          日本國家檔案館將于20191125日至27日在東京主辦第十四屆國際檔案理事會東亞地區分會(EASTICA)及研討會,會議主題為檔案的今天與明天:文件急劇增長  檔案正當繁榮

                          在數字創新飛速發展的時代,我們面臨著不斷發展的技術所帶來的可能性與挑戰。大數據、社交網絡服務和其他此類發展的出現改變了文件/信息的性質。技術還擴展了文件/信息的使用方式。此外,諸如區塊鏈、機器學習和人工智能等新信息管理技術的引入可能會改變處理文件/信息的實踐。在這種情況下,信息專業人士不斷努力試驗,糾正錯誤,以尋求更好的文件/信息管理和保護的方法,并向公眾提供利用。

                          我們怎樣處理以各種各樣方式產生和使用的文件/信息呢?而且這些信息數量巨大且因不斷變化的技術而急劇增加。文件形成者、文件管理者和檔案工作者之間的角色和關系將如何轉變?研討會是討論檔案的今天與明天的重要機會,其重點是面對這些挑戰性環境的檔案館和檔案管理員的角色轉移。

                          項目委員會出版物

                          市政檔案館實用指南:所有專業人員的參考書

                          作者:圖書、檔案和文獻工作者專業協會,國際檔案理事會項目委員會提供支持

                          這是布隆迪市政府組織、管理和保存檔案的實用指南,是布隆迪圖書、檔案和文獻工作者專業協會(APROBAD)和國際檔案理事會的項目成果。當初為布隆迪市檔案館工作人員編撰的這本指南廣泛適用于所有市政文件管理者,該指南探討了檔案工作的基本概念,并在歸檔、日常管理、災難規劃和恢復等任務中提供了模板和具體實例。

                          瀕危檔案保護指南

                          作者:國際檔案理事會和瑞士和平組織領導下的國際工作組

                          《瀕危檔案安全保護指南》由瑞士和平組織牽頭的一個國際工作組起草,國際檔案理事會全程參與。該文件旨在為保護遭受破壞、改造、自然災害或其他威脅的檔案提供一系列指南,(機構)需快速反應將之置于安全地點以保護相關檔案。有關該主題的工作仍在繼續進行中。

                          工具包:信息文化與更好的文件管理

                          作者:吉莉安·奧利佛(Gillian Oliver博士,菲奧雷拉·佛斯卡里尼(Fiorella Foscarini),約翰內·埃文斯(Johanne Evans

                          這款由吉莉安奧利佛(Gillian Oliver)博士及其團隊開發的信息文化工具包已在國際檔案理事會網站上線并提供應用。該工具包為檔案工作者提供了一個分析框架,以了解組織的信息管理文化并制定最佳策略來開發和促進更好的文件管理。

                          2020年阿布扎比國際檔案大會:賦予知識社會力量

                          21世紀的檔案、文件和數據格局正在改變著公眾的期望,我們如何開展工作?什么構成可靠的證據?如何保護我們自己的財產?現在是時候讓我們專業人士討論、反思和挑戰現有的做法,以探索和擴大21世紀知識社會中檔案和信息專業人員的重要作用。

                          2020年國際檔案大會的主題是:賦予知識社會力量,來自世界各地的專業人士將有機會分享其創新思想和研究,來自盟友和其他專業的同事們也將有機會參加這一重要活動。我們鼓勵社區提交建議,也鼓勵您與圖書館員、博物館專業人員、數據管理員、新聞工作者和民間社會工作人員聯系,以參加此次對話。21世紀的信息挑戰不僅屬于檔案和文件管理專業人士,還屬于每個人,因此讓我們交流思想,建立網絡,賦予知識社會力量!

                          本屆大會將分為三個主要子主題:

                          人工智能、數字保存與新興技術

                          人工智能和新興技術正在迅速改變我們的工作方式,但是我們需要了解這些技術在檔案和文件工作中的優缺點。它們的優勢是什么?它們可以幫助我們做得更好嗎?我們如何參與這些新實踐?其倫理意義有哪些?這些技術還將影響我們如何保存信息以及如何獲取信息(文件和數據)。關于如何以可靠、實用和具有成本效益的方式保護文件和數據,以適應氣候和預算變化的現實,問題仍然存在。

                          可持續知識

                          可持續知識是可持續發展和實現諸如可持續發展目標(SDGs)之類發展倡議成就的基礎。這些倡議的核心是無論文件格式怎樣,都需要可信賴的永久性信息。

                          可持續信息與我們如何保護自己的財產免受氣候變化、盜竊、搶劫和非法販運的影響有關,也與超越檔案和文件機構工作范疇、審視我們對社會和環境的影響有關。

                          信任與證據

                          另類事實假新聞、錯誤信息和網絡安全威脅頻發的時代,對可信賴證據(文件、信息、數據)的需求變得越來越重要。我們在這個領域中扮演什么角色?誰是我們的盟友?文件和檔案專業人士在互聯網治理領域的角色是什么?

                          信任與證據還意味著接觸并了解我們的用戶需要什么,以便其能夠相信我們所做的工作以及了解我們如何接收、保存信息并提供利用。我們如何授權給他們?如何授權給我們自己?

                          (張文燕 編譯)

                          資料來源:國際檔案理事會(ICA20199月第38期《快訊》(Flash

                           



                          [1] www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&caller=summary&pub_date=2016-09-28&numac=2016009485

                          [2]法律中使用的術語是檔案電子化 盡管在語義上有所保留,本文仍然使用了這個詞。

                          [3]有關此主題的更多詳細信息,請訪問協會的網站:www.archivistes.be

                          [4]某條法律條款規定了這項義務,即所有文件應符合法律保留要求,但尚未實施。

                          [5]有關更多信息,請參閱: 2019-2024備忘錄:成功進行數字化。2019比利時法語檔案管理者協會。

                           

                          [6]在線查看完整項目,網址為jts2019.com/iasa-jts-joint-workshops

                          [7] www.iasa-web.org/sites/default/files/40years/iasa/ intro.html

                           
                          2020-04-24
                           
                           
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