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                          關于本市國有企業退休死亡五年以上人員人事檔案接收、移交進市檔案館的操作辦法
                           

                          根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《上海市檔案條例》、《中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發〈關于國有企業退休人員社會化管理的指導意見》的通知〉》(廳字〔201919號)以及《中共上海市市委辦公廳、上海市人民政府辦公廳關于進一步推進上海市國有企業退休人員社會化管理服務工作的實施意見》(滬委辦〔201956號)有關規定,為做好本市國有企業退休死亡人員人事檔案整理移交進館及管理工作,現制訂以下操作辦法。

                          一、移交范圍

                          本市行政區域內國有企業退休人員已于20151231日(含)前死亡的,其人事檔案由各相關企業(檔案移交單位)一次性向市檔案館移交。

                          由中央直接管理和區以上地方黨委、政府及其部門、機構管理的企業退休領導干部以及原涉密部門人員的人事檔案,暫不移交。

                          二、實施時間

                          20204月,市檔案局會同市國資委牽頭舉辦專題培訓,明確移交進館標準和要求;

                          20205月,屬于移交范圍內的企業集團總部制定檔案移交工作方案和詳細計劃,將全部所屬企業移交方案計劃匯總后送交上海市檔案館;

                          20206月,市檔案館形成全市統一部署分批實施的接收計劃,穩妥有序推進工作;

                          20209月,符合移交要求的企業先行開展移交進館;

                          202012月,企業退休人員人事檔案接收工作全面開展。

                          三、移交要求

                          (一)檔案內容完整準確

                          檔案移交單位應進一步摸清本單位退休死亡人員人事檔案基本情況,了解檔案實體狀況,清點檔案數量。發現檔案案卷或卷內文件缺失的,應及時查找原因,盡可能補充完善相關檔案,或作出相關情況說明。

                          原則上,一份人事檔案不得分散移交,一個檔案移交單位的退休死亡人員人事檔案,應集中移交。移交給檔案館的檔案應為原件。

                          (二)檔案整理系統規范

                          檔案移交單位應根據本單位退休死亡人員人事檔案所屬年代、檔案數量、案卷質量等具體情況,制訂工作方案,認真做好檔案移交前的整理工作。檔案整理應充分利用原有工作基礎,保持文件之間的歷史聯系,滿足今后長久保管和便捷利用的需要。

                          1.分類和組卷:退休死亡人員人事檔案應按《企業職工檔案管理工作規定》(勞力字〔199233號)的要求進行分類和排序。

                          檔案組卷以退休人員個人為單位,一人一卷,不得采用多人合并組卷的方式。

                          2.編目和編頁:退休死亡人員人事檔案應編制案卷目錄(樣式詳見附件1),一卷一條,案卷目錄作為檔案移交進館時的交接憑證,也是今后開展檔案管理和利用的基本工具。

                          1)序號:填寫案卷順序號,自1起編。

                          2)檔號:填寫案卷檔號(檔號編制規則見下文)。

                          3)姓名:填寫死亡人員完整真實的姓名。

                           4)性別:填寫死亡人員性別。

                          5)出生日期:填寫死亡人員出生日期,以國際標準日期表示法,采用8位阿拉伯數字填寫,如“19300101”

                          6)死亡日期:填寫死亡人員死亡日期,以國際標準日期表示法,采用8位阿拉伯數字填寫,如“20100101”

                          7)所屬單位:填寫死亡人員生前最后所在單位全稱。

                          8)戶籍所在地:填寫死亡人員生前最后所屬戶籍地(填寫到區縣一級)。

                          9)身份證號:填寫死亡人員身份證號,未辦理過身份證的可不填。

                          10)頁數:填寫案卷總頁數,用阿拉伯數字填寫。

                          11)保管期限:填寫案卷的保管期限,未確定保管期限的,可暫時空缺。

                          12)備注:填寫案卷需說明的其他情況。

                          案卷內檔案應編制頁號,以有效內容的頁面為一頁,自1起編,一般位于頁面右下角(左下角)空白處。

                          3.編制檔號:檔號由全宗號目錄號案卷號組成。全宗號、目錄號由市檔案館確定,提前告知檔案移交單位。每一本案卷目錄編一個目錄號,自1起編。每一本案卷編一個案卷號,自1起編,一本案卷目錄內的案卷號不得超過4位數字。

                          一個全宗內目錄號不得重復,一本案卷目錄內案卷號不得重復,也不應有空號。

                          4.封面和裝訂:案卷封面應做到卷皮紙質良好,如案卷封面破損嚴重或有多處修改,應予更換。案卷封面上的題名、檔號等項目應填寫完整、準確。

                          檔案案卷應用三孔一線法進行線裝,確保裝訂牢固,不掉頁、不壓字,卷內無金屬物、無破損。

                          5.裝袋和裝盒:檔案案卷應按有關規定裝入檔案袋,檔案袋上的有關項目應填寫完整、準確,并在右上角空白處標識檔號,破損嚴重的檔案袋應予調換。

                          退休死亡人員人事檔案案卷應裝入統一規格的檔案盒(樣式詳見附件2),檔案盒上各項目應填寫完整、準確,便于檔案排架、保護、清點和利用。

                          (三)確保檔案安全

                          退休死亡人員人事檔案移交進館前,檔案移交單位應對檔案的保管保護狀況開展全面清理,對檔案庫房內空氣和檔案實體進行有害生物檢測。發現害蟲、霉變、破損等問題應立即采取消毒、滅菌、修裱等措施,確保檔案實體安全。同時應對檔案保管場所開展全面清掃消毒,避免不利環境對檔案的再次污染。

                          (四)移交檔案數字化副本

                          退休死亡人員人事檔案移交進館時,應同步移交檔案數字化副本。檔案數字化工作,原則上應按照《紙質檔案數字化規范》(DAT 31-2017)開展;采取外包服務的,應符合《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發〔20147號)等規定要求。進館檔案數字化副本的基本要求附后(詳見附件3)。

                          (五)明確檔案限制利用意見

                          檔案移交單位應根據《中華人民共和國檔案法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》,對企業退休死亡人員人事檔案進行甄別,提出檔案形成滿30年后是否向社會開放利用的意見,出具《關于XXXXX檔案限制利用意見的函》(內容和格式要求詳見附件4)。

                          四、移交手續

                          檔案移交單位在確保退休死亡人員人事檔案符合進館要求的前提下,經企業集團總部核查后,向市檔案館提出移交申請。

                          市檔案館對進館檔案進行檢查驗收,確認符合移交要求后,由市檔案館與檔案移交單位正式辦理移交手續(死亡職工檔案交接文據詳見附件5)。除紙質檔案和數字化備份外,檔案移交單位應同時向市檔案館提供進館檔案全宗專題指南(紙質版,內容和格式要求詳見附件6)、檔案限制利用意見函(紙質版)一式三份、全套案卷目錄(紙質版)一式三份、全套案卷目錄電子文件(刻錄光盤)一份。

                          各有關單位和各相關人員應高度重視,依法履職,提供必要的人員、經費、設施設備保障,確保檔案移交工作按時有效、保質保量進行。在檔案移交進館工作中出現的其他業務問題,由市檔案館與檔案移交單位視情協商解決。

                          本市行政區域內國有企業中目前健在,以及于201611日(含)后死亡的退休人員人事檔案,根據市人力資源社會保障局的相關規定開展移交工作。由各區人力資源社會保障部門接收并保管的企業退休人員人事檔案,如產生死亡五年以上的,由各管理主體向各區國家綜合檔案館移交。相應進館人事檔案應參照本操作辦法及各區檔案館檔案進館規定,做好消毒、數字化等進館前整理工作。

                          五、檔案提供利用

                          各檔案移交單位、各檔案館應依托數字化便利條件,按照《企業職工檔案管理工作規定》(勞力字〔199233號)等法律法規規定,依法開展國有企業退休死亡人員人事檔案提供利用工作。

                           

                          附件:1.退休死亡人員人事檔案案卷目錄

                          2.檔案盒式樣

                          3.進館檔案數字化副本基本要求

                          4.退休死亡人員人事檔案限制利用意見函格式要求

                          5.退休死亡人員人事檔案交接文據

                          6.退休死亡人員人事檔案全宗專題指南格式要求

                           

                          附件1

                          附件2

                          檔案盒樣式

                           

                           

                           

                           
                           
                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           


                          說明:1.檔案盒材質應符合《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》(DA/T 24-2000)有關規定,并具有一定承載力;

                          2.檔案盒的長為38cm,寬為32.5cm,高為25cm;

                          3.檔案盒蓋上設置“全宗號” “目錄號” “案卷起止號”三個著錄項。

                           

                          附件3

                          進館檔案數字化副本的基本要求

                          1.檔案數字化以24位全彩、300以上DPI、單頁存儲的PDF(或TIFFJPEG)格式為基本參考標準,同一單位的檔案數字化副本應采用相同的存儲格式。

                          2.檔案數字化副本應保持清晰、完整、不失真,圖像效果盡可能接近檔案原貌。對鉛筆等字跡較淺的檔案原件,應采取加深、銳化等措施;紙張原件背景較深時,應采取提高亮度等掃描手段;當字跡圖像等處于檔案邊緣時,應作留白處理;當原件字跡傾斜時,應予以糾偏;如檔案原件有破損、模糊、污漬、字跡褪化等情形的,應盡可能修復后再行開展掃描。

                          3.掃描后應對檔案數字化副本進行質量檢查,如遇圖像不完整、無法清晰識別、失真嚴重、圖像排列順序與檔案原件不一致,或有漏掃、重復掃、多掃等情形的,應進行調整或重新掃描。

                          4.檔案數字化副本的存儲采取逐級建立文件夾方式,即以全宗號、目錄號和案卷號為名建三層文件夾,底層文件夾內存儲一卷檔案的全部數字化圖像。

                          5.數字化圖像的命名應用半角字符,以檔號為基礎,結合圖像流水號對每一頁圖像命名,即全宗號-目錄號-案卷號-頁號-幅號。一卷檔案內全部數字化圖像排列的順序為:檔案袋+案卷封面+卷內目錄+備考表+檔案卷內文件。

                          檔案數字化副本的存儲、命名、排列方式示例如下:


                          附件4

                           

                          關于XXXXX檔案限制利用意見的函

                           

                          上海市檔案館:

                          根據《中華人民共和國檔案法》第二十條和第二十一條的規定,本單位在XXXXX檔案(全宗號   )依法移交進館后,對市檔案館館藏中有關自形成之日起未滿三十年的未開放檔案的利用咨詢,提供必要的利用意見。

                          根據《中華人民共和國檔案法》第十九條和第二十一條的規定,現將XXXXX檔案中自形成之日起滿三十年仍不宜向社會開放的案卷予以告知。

                           

                          附:有關限制利用的XXXXX檔案案卷一覽表

                             

                           

                           

                                                        單位(蓋章)

                             


                           

                           

                          有關限制利用的XXXXX檔案案卷一覽表

                          (全宗號:    

                           

                           

                          目錄號

                           

                          1

                           

                          案卷號(件號):

                           

                           

                           

                          限制利用理由:

                           

                          2

                           

                          案卷號(件號):

                           

                           

                           

                          限制利用理由:

                           

                           


                          附件5

                           

                          退休死亡人員人事檔案交接文據

                           

                                                               編號:

                          檔案

                          全宗名稱

                           

                          全宗號

                           

                          移出

                          單位名稱

                           

                          接收

                          單位名稱

                           

                          交接性質

                           

                          檔案所屬年度

                           

                          目錄號

                          案卷數量

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                           

                          檔案數量合計

                           

                          全宗

                          專題指南

                           

                          紙質目錄

                           

                          電子目錄

                           

                          數字化副本

                           

                          移出說明

                             

                           

                          接收說明

                          該全宗檔案符合進館質量要求,并依據相關規定接收進館。

                          移出單位(印章)

                           

                          負責人:

                           

                          經辦人:

                           

                          移出日期:

                          接收單位(印章)

                           

                          負責人:

                           

                          經辦人:

                           

                          接收日期:

                                                 

                          附件6

                          Z1  ××單位退休死亡人員人事檔案

                          全宗專題指南

                          ××××——××××

                             

                          一、全宗來源簡況

                          記錄和反映全宗構成者沿革,包括全宗構成者名稱(含所有曾用名稱)、成立時間、組建情況、主要職能、隸屬關系、內部組織機構設置、主要負責人姓名及變化情況等。

                          二、檔案基本情況

                          記錄和反映全宗構成者所有職工檔案的數量和分類流向情況,按順序列表登記退休死亡人員人事檔案類別名稱和數量。

                          類別號

                          類別名稱

                          卷數

                          1

                          ×××單位所屬×××醫院

                          900

                          2

                          ×××單位所屬×××公司

                          270

                          ···

                          ···

                          ···

                          三、檢索查閱注意事項

                          記錄和反映檔案的分類、整理情況,檔案的完整和完好程度以及遺失、銷毀情況,可使用的檢索工具和已編制的參考資料情況,日常使用的簡便易用的檢索方法和路徑等。

                           

                                                        單位(蓋章)

                                                               

                           

                          2020-03-31
                           
                           
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